Оборот кадровых документов на предприятии

Современного кадровика называют специалистом по кадровому делопроизводству или кадровому документообороту. Работа с документами вышла на одно из первых мест в числе обязанностей кадровика. Какие кадровые документы существуют, как их систематизировать, какие из них должны быть на предприятии в обязательном порядке, сколько необходимо хранить кадровые документы, кто может нагрянуть проверять кадровую документация и как могут наказать за ошибки? Подробности в нашей статье.

Ведение кадровых документов - обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Когда молодой предприниматель или руководитель компании узнает специфику кадрового делопроизводства, как правило, он «хватается за голову». Непосвященному человеку кажется, что работника надо принять, при необходимости выдать командировочные, подписать заявление на отпуск, ну и – уволить. По факту кадровое делопроизводство оказывается своего рода тихим омутом, в котором чего только не водится… Под рукой всегда должно быть штатное расписание, типовые бланки трудовых договоров, правила внутреннего трудового распорядка, положения о зарплате, о персональных данных, об аттестации, о премировании и много-много других.

Информация о том, что существует множество десятков только видов кадровых документов и примерно около 60 кадровых документов в ходу на предприятии, для многих становится открытием.

В среднем около 60 кадровых документов в ходу на предприятии.

Важность понимания специфики оборота кадровых документов на предприятии подчеркивает еще и тот факт, что нередко кадровый учет дается в нагрузку к основным обязанностям бухгалтеру или его берет на себя сам предприниматель. Если в компании есть бухгалтер-кадровик, это уже хорошая ситуация, если есть профильный кадровик – это отличная ситуация, ну а если есть отдел кадров – то это уже превосходная ситуация.

Кадровый учет в СБИС прост и понятен. Оставьте заявку, мы подключим вас прямо сейчас!

Оставить заявку

Три подхода к систематизации кадровых документов.

Правила кадрового делопроизводства и документооборота задают два ключевых законодательных документа: Трудовой кодекс РФ и закон об архивном деле. Трудовой кодекс РФ является главным законодательным документом, который регулирует кадровое делопроизводство и документооборот, регламентирует трудовые отношения. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует важнейшую сторону кадрового делопроизводства – хранение, архивирование кадровой документации. Ведь именно кадровые документы имеют наибольший срок давности: отдельные кадровые документы должны храниться полсотни лет, а созданные до 2003 года – 75 лет.

Как систематизировать кадровые документы:

• по задачам,
• по персонализации:
  
  
  • индивидуальные,
  • массовые.
• по обязательности ведения.

Документы по десяти кадровым задачам:

1. приём на работу,
2. перевод на другую должность,
3. работа с персональными данными,
4. изменения условий трудового договора,
5. отпуск,
6. учёт рабочего времени,
7. медосмотры,
8. охрана труда,
9. применение дисциплинарной ответственности,
10. увольнение.

СБИС Кадровый документооборот – простой и удобный инструмент для любого бухгалтера

Попробовать бесплатно

Кадровые документы индивидуального и массового характера.

Открытием для многих становится факт, что большинство кадровых документов касаются не отдельного сотрудника, а кадровых процессов, идущих в компании.

По персонализации кадровую документацию можно разделить на две группы:

• документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя отдельно с каждым сотрудником,
• документы, отражающие трудовые отношения в целом по всей компании.

На одного сотрудника создается (в зависимости от величины и специфики деятельности компании) от 4 до 20 документов личного характера, и от 10 до 60-70 документов массового характера.

Индивидуальные кадровые документы:

• приказ о приеме на работу (Т-1),
• контракт с сотрудником (ТД-1),
• трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н),
• личная карточка сотрудника (Т-2),
• документы о переводе (Т-5),
• приказ об оформлении отпуска (Т-6),
• приказ об увольнении (Т-8),
• приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
• командировочное удостоверение (Т-10),
• служебное задание (Т-10А),
• распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Коллективные кадровые документы:

• график отпусков (Т-7),
• штатное расписание (Т-3,
• приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а),
• распоряжение о командировании работников (Т-9а),
• приказ о поощрении сотрудников (Т-11А),
• табель учета рабочего времени (Т-12),
• документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13),
• журнал проверок воинского учета граждан,
• приказ об организации воинского учета,
• внутренние положения:
  
  
  • коллективный договор,
  • положение об охране труда,
  • положение о премировании,
  • правила внутреннего распорядка,
  • положение о командировках,
  • положение о коммерческой тайне,
  • положение об оплате труда,
  • положение об использовании личного транспорта в служебных целях.

Какие кадровые документы являются обязательными?

Упрощает жизнь лишь тот факт, что не все кадровые документы являются обязательными.

Какие кадровые документы должны быть обязательными? Единого перечня обязательных кадровых документов, утвержденным законодательством РФ, не существует, так как роль в данном вопросе играют различные нюансы, среди которых величина предприятия, специфика деятельности и т.п.

Например, на производственных предприятиях список необходимых документов значительно больше. Производственные объекты подлежат обязательной периодической аттестации по условиям труда. Проверяется обеспеченность работников рабочим местом, оборудованным в соответствии с требованиями безопасности и охраны труда, оборудованием, инструментами, технической документацией. В компании численностью более 50 человек должен быть специалист по охране труда. если численность меньше 50 человек, то должен быть сотрудник, на которое возложены обязанности специалиста по ОТ.

Например, в компании могут отсутствовать должностные инструкции, при условии, что они включены в положения трудового договора.

Основной перечень обязательных кадровых документов:

• трудовые договоры,
• трудовые книжки работников,
• правила внутреннего трудового распорядка,
• положение об оплате труда,
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы,
• штатное расписание,
• графики отпусков,
• положение о персональных данных,
• согласия сотрудников на обработку персональных данных,
• табель учёта рабочего времени,
• различные приказы,
• документы, подтверждающие ознакомление с локальные нормативные акты (ЛНА).

Протестируйте СБИС ЭДО бесплатно. Оставьте заявку на тест-драйв прямо сейчас

Оставить заявку

Локальные нормативные акты в кадровом документообороте.

Кадровая документация в компании состоит из бланков унифицированных форм и приказов, положений, инструкций, разработанных самой компанией. Локальные нормативные акты (ЛНА) регламентируют деятельность сотрудников внутри конкретной организации, ее филиалов и представительств. Единого перечня обязательных ЛНА, как и кадровых документов в целом, не существует. Специфика бизнеса и величина могут влиять на содержание данного перечня.

Например, субъекты микропредпринимательства и НКО могут вообще отказаться от ЛНА – при условии, что все моменты, которые отражаются в локальных актах, будут отражены в трудовом договоре.

Главные обязательные кадровые ЛНА:

• правила внутреннего трудового распорядка,
• положения/приказы о системе оплаты труда,
• положения о порядке обработки и хранения персональных данных,
• положения/приказы по охране труда,
• положения/приказы по нормированию труда,
• положение о командировках,
• положение об аттестации работников,
• приказ о ведении воинского учета,
• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Согласно ст. 189 ТК РФ, ПВТР должны состоять из пунктов, прописанных в ТК РФ, а именно: порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, оплата труда и другие вопросы регулирования трудовых отношений у конкретного работодателя. Пропуск обязательных разделов в ПВТР может вызвать вопросы при проверке.

Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен.

Хранения кадровых документов.

Сроки хранения кадровой документации закреплены в перечне, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот приказ изменил сроки хранения для ряда кадровых документов.

С 2020 года вырос срок хранения:

• график отпусков – с 1 года до 3 лет,
• книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – с 3 лет до 5 лет,
• трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, созданные после 2003 года – с 75 лет до 50 лет. Ранее созданные перечисленные ранее документы продолжают храниться 75 лет.

Для ряда документов срок архивации уменьшился:

• документы о дисциплинарных взысканиях – с 5 лет до 3 лет,
• заявки о потребности в иностранцах – с 5 лет до 1 года,
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда с бессрочного хранения до 5 лет,
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий с бессрочного хранения до 45 лет.

Введены новые правила для отдельных видов документов:

• уведомления, предупреждения работников – срок хранения 3 года,
• заявления сотрудников о выдаче «работных» документов – 1 год,
• журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) - 45 лет.

СБИС Архивный ЭДО сохранит все ваши документы в соответствии с законодательством РФ.

Бесплатная консультация

Проверки кадровых документов – не редкость.

Проверять кадровые документы организаций могут различные государственные структуры: ГИТ (трудинспекция), Роскомнадзор, налоговая, фонды, милиция, военкомат – в целях контроля кадрового учета.

Топ наиболее проверяемых направления кадровой документации:

• ведение первичной документации по учету кадров,
• ведение первичной документации по учету использования рабочего времени,
• расчеты с персоналом по оплате труда,
• трудовые отношения с иностранцами,
• документы по охране труда,
• договоры о материальной ответственности.

Документы проверят не только на их наличие, правильность заполнения, но и на соответствие унифицированным первичным формам по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденным Госкомстатом 5 января 2004 года, среди которых личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе на другую работу, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета рабочего времени, платежные и расчетные ведомости и др.

Трудовым кодексом предусмотрена ответственность за нарушение кадрового законодательства:

• дисциплинарная,
• административная,
• уголовная,
• гражданско-правовая.

СБИС Кадровый Электронный документооборот - это единая платформа для выполнения решения всех кадровых задач. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, приема на работу и организации работы удаленных и выездных сотрудников.

Если вам нужна помощь в установке и настройке электронного документооборота, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь построить регламент ЭДО, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО.

О том, как с помощью СБИС наладить в компании кадровый электронный документооборот, вам готовы рассказать наши специалисты. С отзывами и кейсами клиентов можно ознакомиться здесь.